Datenschutzerklärung „In Corde Meo”

1. Einleitung

In dieser Datenschutzerklärung erläutern wir, welche Daten wir von Auftraggebern verarbeiten, wenn wir eine Geschäftsbeziehung mit Auftraggebern haben, haben wollen oder hatten. Wir erklären auch, warum und wie lange wir die Daten der Auftraggeber verarbeiten und welche Rechte die Auftraggeber in Bezug auf jede Verarbeitung haben. 
Darüber hinaus informieren wir unter anderem über die Parteien, mit denen wir zusammenarbeiten, und über unsere Sicherheitspolitik. Es ist uns wichtig, dass unsere Dienstleistungen zuverlässig und transparent sind. Daher behandeln wir Ihre personenbezogenen Daten mit Diskretion und Sorgfalt und stellen sicher, dass jede Verarbeitung Ihrer Daten den geltenden Gesetzen und Vorschriften entspricht.

2. Verantwortlicher für die Verarbeitung personenbezogener Daten

3. Datenschutzmanager

Wir haben einen Datenschutzmanager ernannt. Dabei handelt es sich nicht um einen „Datenschutzbeauftragten“ im Sinne von Artikel 37 der DSGVO. Es handelt sich jedoch um jemanden, der sicherstellt, dass Ihre Daten in Übereinstimmung mit dem Gesetz verarbeitet werden. Zu den Aufgaben des Datenschutzmanagers gehören die Überwachung und die Bearbeitung von Anfragen und Beschwerden. Nachstehend finden Sie die Kontaktdaten unseres Datenschutzmanagers:

4. Die personenbezogenen Daten, die wir verarbeiten

Je nach Ihrer Beziehung zu unserer Organisation und dem Zweck, zu dem wir Daten verarbeiten, erfassen wir immer einige oder mehrere der folgenden Daten:

• Name und Kontaktdaten Auftraggeber
• Name und Kontaktdaten Verwalter
• Name und Kontaktdaten Empfänger

Zu welchem Zweck und auf welcher Grundlage wir personenbezogene Daten verarbeiten

Wir verarbeiten Ihre personenbezogenen Daten für die folgenden Zwecke:

• Verarbeitung und Durchführung von Aufträgen, wie auf der Website von „In Corde Meo” beschrieben. Die Verarbeitungsgründe sind diejenigen, die in Artikel 6 der DSGVO genannt werden (Einwilligung, Vereinbarung oder berechtigtes Interesse).

6. Automatisierte Entscheidungsfindung

Wir treffen keine Entscheidungen auf der Grundlage automatisierter Verarbeitung über Angelegenheiten, die Einzelpersonen (erheblich) beeinträchtigen könnten. Dies sind Entscheidungen, die von Computerprogrammen oder -systemen getroffen werden, ohne dass ein Mensch (z. B. eine/-r unserer Mitarbeiter/-innen) daran beteiligt ist.

7. Wie lange wir personenbezogene Daten aufbewahren

Im Allgemeinen bewahren wir Ihre Daten nicht länger auf, als es für die Zwecke, für die wir Ihre Daten erhoben haben, erforderlich ist. Die Aufbewahrungsfrist kann von Fall zu Fall variieren. Zum Beispiel müssen wir einige Dokumente für einen Mindestzeitraum für Steuer- oder Verwaltungszwecke aufbewahren. In solchen Fällen werden wir nur die Daten aufbewahren, die zur Erfüllung unserer gesetzlichen Verpflichtungen erforderlich sind. Nach Ablauf der gesetzlichen Aufbewahrungsfristen werden wir Ihre Daten löschen oder anonymisieren.

8. Weitergabe personenbezogener Daten an Dritte

Wir geben Ihre personenbezogenen Daten nicht an Dritte weiter, es sei denn, dies geschieht im Rahmen der Ausführung einer Vereinbarung mit Ihnen und zur Erfüllung einer eventuellen gesetzlichen Verpflichtung. Soweit diese Dritten als Auftragsverarbeiter zu betrachten sind, haben wir mit diesen Dritten einen Verarbeitungsvertrag abgeschlossen, der unter anderem die Sicherheit, die Vertraulichkeit und Ihre Rechte regelt. Wir bleiben als Auftragsverarbeiter für diese Verarbeitungen verantwortlich. Wir beauftragen Dritte auf die oben genannte Weise und aus den oben genannten Gründen mit den folgenden Kategorien von Verarbeitungen:

• Bearbeitung und Ausführung von Aufträgen
• Speicherung von Daten auf Servern und Erstellung von Sicherungskopien.

9. Cookies oder ähnliche Techniken, die wir verwenden

Wir verwenden Cookies auf unserer Website. Dabei handelt es sich um eine kleine Textdatei, die im Browser Ihres Computers, Tablets oder Smartphones gespeichert wird, wenn Sie diese Website zum ersten Mal besuchen. Wir verwenden die folgenden Cookies:

• Cookies mit einer rein technischen Funktionalität. Diese sorgen dafür, dass die Website ordnungsgemäß funktioniert und dass z. B. Ihre Präferenzen gespeichert werden. Diese Cookies werden auch verwendet, um die Website zu optimieren.

10. Ihre Rechte (Zugang, Änderung, Löschung, etc.)

Im Folgenden werden Ihre Rechte in Bezug auf die Verarbeitung Ihrer Daten erläutert.

• Recht auf Zugang: Sie haben das Recht, auf Ihre eigenen Daten zuzugreifen. Dazu gehört auch, zu welchen Zwecken die Daten verarbeitet werden, an welche Parteien die Daten weitergegeben werden und wie die Aufbewahrungsfristen aussehen.
• Recht auf Berichtigung: Sie können uns auffordern, Ihre Daten unverzüglich zu berichtigen. Sie haben auch das Recht, unvollständige Daten zu vervollständigen, indem Sie uns z. B. eine E-Mail schicken.
• „Recht auf Vergessenwerden”: Sie haben das „Recht auf Vergessenwerden”. Auf Anfrage werden wir Ihre Daten ohne unangemessene Verzögerung löschen. Allerdings dürfen wir nicht immer alle Ihre Daten löschen. Manchmal ist die Verarbeitung noch notwendig, z. B. um gesetzlichen Verpflichtungen nachzukommen oder um Ansprüche zu begründen, geltend zu machen oder zu verteidigen.
• Recht auf Einschränkung der Verarbeitung: Grundsätzlich haben Sie das Recht, die Verarbeitung Ihrer Daten einzuschränken, z. B. wenn Sie der Meinung sind, dass Ihre Daten unrichtig oder unnötig sind.
• Benachrichtigung über Berichtigung, Löschung oder Einschränkung: Sofern dies nicht unmöglich ist oder einen unverhältnismäßigen Aufwand erfordert, werden wir die Empfänger Ihrer Daten über jede Berichtigung, Löschung oder Einschränkung der Verarbeitung informieren.
• Recht auf Übertragbarkeit Ihrer Daten: Sie haben das Recht auf Datenübertragbarkeit. Das bedeutet, dass Sie einen Antrag auf Erhalt Ihrer Daten stellen können. Sie können diese Daten dann zur persönlichen Wiederverwendung speichern. Sie haben dieses Recht nur in Bezug auf Daten, die Sie uns selbst zur Verfügung gestellt haben, und wenn die Verarbeitung auf einer Einwilligung oder einer Vereinbarung beruht, an der Sie beteiligt sind.
• Widerruf der Einwilligung: Wenn die Datenverarbeitung auf einer Einwilligung beruht, haben Sie das Recht, diese Einwilligung jederzeit zu widerrufen. Die Verarbeitung Ihrer Daten für den Zeitraum vor dem Widerruf bleibt jedoch rechtmäßig.
• Recht auf Widerspruch: Sie haben grundsätzlich das Recht, gegen die Verarbeitung Ihrer Daten Widerspruch einzulegen. Nach Ihrem Widerspruch werden wir die Verarbeitung Ihrer Daten im Prinzip einstellen.
• Beschwerde bei der Autoriteit Persoonsgegevens (Behörde für personenbezogene Daten) oder vor Gericht.: Wenn Sie der Meinung sind, dass die Verarbeitung Ihrer Daten gegen das Gesetz verstößt, können Sie sich an unseren Datenschutzmanager wenden, aber Sie haben auch das Recht, eine Beschwerde bei der Autoriteit Persoonsgegevens (AP) einzureichen oder vor Gericht zu gehen.
• Einschränkungen Ihrer Rechte: Manchmal können wir Ihre Rechte einschränken, z. B. im Zusammenhang mit der Verhinderung, Untersuchung, Aufdeckung und Verfolgung von Straftaten, wie z. B. Betrug. Jeder Antrag kann von Ihnen an unseren Datenschutzmanager gestellt werden. Um sicherzustellen, dass ein Antrag von Ihnen gestellt wird, bitten wir Sie, eine Kopie Ihres Ausweises mitzuschicken. Schwärzen Sie in dieser Kopie Ihr Passfoto, die MRZ („machine-readable zone“, den Zahlenstreifen am unteren Rand des Passes), die Passnummer und die Sozialversicherungsnummer. Dies dient dem Schutz Ihrer Privatsphäre.

11. Wie wir personenbezogene Daten schützen

Wir nehmen den Schutz Ihrer Daten ernst und ergreifen geeignete Maßnahmen, um Missbrauch, Verlust, unbefugten Zugriff, unerwünschte Offenlegung und unbefugte Änderungen zu verhindern. Wenn Sie den Eindruck haben, dass Ihre Daten nicht ordnungsgemäß gesichert sind oder es Anzeichen für einen Missbrauch gibt, wenden Sie sich bitte an unseren Datenschutzmanager.

12. Änderungen

Wir können diese Erklärung ändern, wenn Entwicklungen Anlass dazu geben, z. B. im Falle neuer Formen der Verarbeitung. Die aktuellste Datenschutzerklärung finden Sie auf unserer Website. Wir empfehlen Ihnen, diese Datenschutz- und Cookie-Erklärung regelmäßig zu lesen, damit Sie über alle Änderungen informiert sind.