Privacyverklaring In Corde meo

1. Inleiding

In deze privacyverklaring leggen we uit welke gegevens we van Opdrachtgevers verwerken als we een zakelijke relatie hebben, willen krijgen of hebben gehad met Opdrachtgevers. Ook vertellen we waarom en hoe lang we gegevens van Opdrachtgevers verwerken en wat de rechten zijn van Opdrachtgevers met betrekking tot elke verwerking. Daarnaast verstrekken we onder meer informatie over de partijen waarmee we samenwerken en over ons beveiligingsbeleid. Wij vinden het belangrijk dat onze dienstverlening betrouwbaar en transparant is. Wij gaan dan ook discreet en zorgvuldig om met uw persoonsgegevens en we zorgen ervoor dat elke verwerking van uw gegevens voldoet aan de toepasselijke wet- en regelgeving.

2. Verantwoordelijke voor de verwerking van persoonsgegevens

3. Privacymanager

Wij hebben een Privacymanager aangesteld. Dat is niet een ‘functionaris voor gegevensbescherming’, zoals bedoeld in artikel 37 van de AVG. Wel is dit iemand die erop toeziet dat uw gegevens worden verwerkt in overeenstemming met de wet. De werkzaamheden van de Privacymanager bestaan onder meer uit toezicht houden en vragen en klachten afhandelen. De contactgegevens van onze Privacymanager zijn:

4. De persoonsgegevens die wij verwerken

Afhankelijk van uw relatie met onze organisatie en het doel waarvoor we gegevens verwerken, noteren wij (steeds sommige van) de volgende gegevens:

• Naam en contactgegevens Opdrachtgever
• Naam en contactgegevens Beheerder(s)
• Naam en contactgegevens Ontvanger(s)

5. Met welk doel en op basis van welke grondslag wij persoonsgegevens verwerken

Wij verwerken uw persoonsgegevens voor de volgende doelen:

• het verwerken en uitvoeren van opdrachten, zoals beschreven op de website van “In Corde meo”. De verwerkingsgronden zijn die zoals bedoeld in artikel 6 van de AVG (toestemming, overeenkomst of gerechtvaardigd belang).

6. Geautomatiseerde besluitvorming

Wij nemen geen besluiten op basis van geautomatiseerde verwerkingen over zaken die (aanzienlijke) gevolgen kunnen hebben voor personen. Het gaat hier om besluiten die worden genomen door computerprogramma's of -systemen, zonder dat daar een mens (bijvoorbeeld een van onze medewerkers) tussen zit.

7. Hoe lang we persoonsgegevens bewaren

In het algemeen bewaren wij uw gegevens niet langer dan noodzakelijk voor de doeleinden waarvoor we uw gegevens hebben verzameld. De bewaartermijn kan van geval tot geval anders zijn. Een voorbeeld is dat wij een aantal documenten voor een minimale termijn moeten bewaren voor belasting- of administratiedoeleinden. We zullen in die gevallen alleen die gegevens bewaren die noodzakelijk zijn om onze wettelijke verplichtingen na te komen. Na de wettelijke bewaartermijnen zullen wij uw gegevens verwijderen of anonimiseren.

8. Delen van persoonsgegevens met derden

Wij delen uw persoonsgegevens niet met derden, tenzij dit geschiedt in het kader van het uitvoeren van een overeenkomst met U en om te voldoen aan een eventuele wettelijke verplichting. Voor zover deze derden hebben te gelden als verwerker hebben wij met die derden een verwerkersovereenkomst gesloten waarin onder meer beveiliging, geheimhouding en uw rechten worden geregeld. Wij blijven als verwerkingsverantwoordelijk voor deze verwerkingen. Het op bovenstaande

• het verwerken en uitvoeren van opdrachten
• het opslaan van gegevens op servers en de back-up hiervan.

9. Cookies, of vergelijkbare technieken, die wij gebruiken

Wij gebruiken op onze website cookies. Dat is een klein tekstbestand dat bij het eerste bezoek aan deze website wordt opgeslagen in de browser van uw computer, tablet of smartphone. Wij gebruiken de volgende cookies:

• cookies met een puur technische functionaliteit. Deze zorgen ervoor dat de website naar behoren werkt en dat bijvoorbeeld jouw voorkeursinstellingen onthouden worden. Deze cookies worden ook gebruikt om de website goed te laten werken en deze te kunnen optimaliseren.

10. Uw rechten (inzage, aanpassing, verwijdering etc.)

Hierna wordt uitgelegd wat uw rechten zijn met betrekking tot de verwerking van uw gegevens.

• Recht op inzage U heeft het recht op inzage in uw eigen gegevens. Daaronder valt ook de vraag wat de doeleinden zijn van de verwerking, aan welke partijen de gegevens worden verstrekt en wat de bewaartermijnen zijn.
• Recht op rectificatie U kunt ons vragen uw gegevens direct te laten rectificeren. U heeft ook het recht om onvolledige gegevens volledig te maken door bijvoorbeeld een e-mail aan ons te sturen.
• ‘Recht om vergeten te worden’ U heeft het ‘recht om vergeten te worden.’ Op verzoek zullen wij uw gegevens zonder onredelijke vertraging verwijderen. We mogen echter niet altijd al uw gegevens verwijderen. Soms is de verwerking bijvoorbeeld nog nodig voor het nakomen van wettelijke verplichtingen of het instellen, uitoefenen of onderbouwen van claims.
• Recht op beperking van de verwerking U hebt in principe het recht om de verwerking van jouw gegevens te laten beperken, bijvoorbeeld als U meent dat uw gegevens onjuist of onnodig zijn.
• Mededeling van rectificatie, verwijdering of beperking Tenzij het onmogelijk is of onevenredig veel inspanning kost, zullen wij de ontvangers van uw gegevens op de hoogte stellen van elke rectificatie, verwijdering of beperking van de verwerking.
• Recht op overdraagbaarheid van uw gegevens U heeft het recht op overdraagbaarheid van gegevens. Dit houdt in dat U een verzoek kunt doen om uw gegevens te ontvangen. Vervolgens kunt U deze gegevens opslaan voor persoonlijk hergebruik. U heeft dit recht alleen met betrekking tot gegevens die U zelf aan ons hebt verstrekt én als de verwerking berust op toestemming of een overeenkomst waarbij U partij bent.
• Intrekken toestemming Als de gegevensverwerking berust op toestemming, heeft U het recht om die toestemming op elk moment in te trekken. Wel blijft de verwerking van uw gegevens van de periode vóór het intrekken rechtmatig.
• Recht van bezwaar U hebt in principe het recht om bezwaar te maken tegen de verwerking van uw gegevens. Na uw bezwaar zullen wij in principe de verwerking van uw gegevens stoppen.
• Klacht bij Autoriteit Persoonsgegevens of naar de rechter. Als U van mening bent dat de verwerking van uw gegevens inbreuk maakt op de wet kunt U contact opnemen met onze Privacymanager, maar U heeft ook het recht om een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens (AP) of naar de rechter te stappen.
• Beperkingen van uw rechten Soms kunnen wij uw rechten beperken, bijvoorbeeld in het kader van het voorkomen, onderzoeken, opsporen en vervolgen van strafbare feiten, zoals fraude. Ieder verzoek kunt U richten tot onze Privacymanager. Om er zeker van te zijn dat een verzoek door U is gedaan, vragen wij U een kopie van uw identiteitsbewijs met het verzoek mee te sturen. Maak in deze kopie uw pasfoto, MRZ (machine readable zone, de strook met nummers onderaan het paspoort), paspoortnummer en Burgerservicenummer (BSN) zwart. Dit ter bescherming van uw privacy.

11. Hoe wij persoonsgegevens beveiligen

Wij nemen de bescherming van uw gegevens serieus en nemen passende maatregelen om misbruik, verlies, onbevoegde toegang, ongewenste openbaarmaking en ongeoorloofde wijziging tegen te gaan. Als U de indruk hebt dat uw gegevens niet goed beveiligd zijn of er aanwijzingen zijn van misbruik, neem dan contact op met onze Privacymanager.

12. Veranderingen

Wij kunnen deze verklaring wijzigen als ontwikkelingen daartoe aanleiding geven, bijvoorbeeld in geval van nieuwe verwerkingsvormen. De meest actuele privacyverklaring kunt U vinden op onze website. We raden U aan deze privacy- en cookieverklaring regelmatig te raadplegen, zodat U van de wijzigingen op de hoogte blijft.