Déclaration de confidentialité « In Corde Meo »

1. Introduction

Dans la présente déclaration de confidentialité, nous expliquons quelles sont les données des Clients que nous traitons lorsque nous avons, souhaitons avoir ou avons eu une relation d’affaires avec eux. Nous expliquons également pourquoi et pendant combien de temps nous traitons les données des Clients et quels sont les droits des Clients par rapport à chaque traitement. En outre, nous fournissons notamment des informations sur les parties avec lesquelles nous travaillons et sur notre politique de sécurité. Nous tenons à ce que nos services soient fiables et transparents. C’est pour cela que nous traitons vos données personnelles avec discrétion et attention et que nous nous assurons que tout traitement de vos données est conforme aux lois et réglementations applicables.

2. Responsable du traitement des données personnelles

3. Gestionnaire de confidentialité

Nous avons désigné un Gestionnaire de confidentialité. Il ne s’agit pas d’un « délégué à la protection des données » tel que visé à l’article 37 du RGPD. En revanche, il s’agit d’une personne qui veille à ce que vos données soient traitées conformément à la loi. Le travail du Gestionnaire de confidentialité comprend le suivi et le traitement des questions et des plaintes. Les coordonnées de notre Gestionnaire de confidentialité sont les suivantes :

4. Les données personnelles que nous traitons

En fonction de votre relation avec notre organisation et de la finalité pour laquelle nous traitons les données, nous enregistrons toujours les données suivantes (ou certaines d’entre elles) :

• Nom et coordonnées du Client
• Nom et coordonnées de l’/des Administrateur(s)
• Nom et coordonnées du/des Destinataire(s)

5. Dans quel but et sur quelle base nous traitons les données personnelles

Nous traitons vos données personnelles aux fins suivantes :

• le traitement et l’exécution des commandes, telles que décrites sur le site web de « In Corde Meo ». Les motifs de traitement sont ceux visés à l’article 6 du RGPD (consentement, accord ou intérêt légitime).

6. Prise de décision automatisée

Nous ne prenons pas de décisions fondées sur un traitement automatisé concernant des questions susceptibles d’affecter (de manière significative) les personnes. Il s’agit de décisions prises par des programmes ou des systèmes informatiques, sans qu’un être humain (par exemple l’un de nos employés) ne soit impliqué.

7. Durée de conservation des données personnelles

En général, nous ne conservons pas vos données plus longtemps que nécessaire aux fins pour lesquelles nous les avons collectées. La durée de conservation peut varier d’un cas à l’autre. Par exemple, nous devons conserver certains documents pendant une période minimale à des fins fiscales ou administratives. Dans ce cas, nous ne conserverons que les données nécessaires pour remplir nos obligations légales. À l’issue des périodes de conservation légales, nous supprimerons ou anonymiserons vos données.

8. Partage des données personnelles avec des tiers

Nous ne partageons pas vos données personnelles avec des tiers, sauf dans le cadre de l’exécution d’un accord avec vous et afin de respecter une éventuelle obligation légale. Dans la mesure où ces tiers sont considérés comme des sous-traitants, nous avons conclu avec eux un accord de traitement qui régit, entre autres, la sécurité, la confidentialité et vos droits. Nous restons responsables de ces opérations de traitement en tant que sous-traitants. Nous faisons appel à des tiers de la manière et pour les motifs susmentionnés dans les catégories de traitement suivantes :

• traitement et exécution des commandes
• stockage des données sur des serveurs et sauvegarde de ces données.

Cookies ou techniques similaires que nous utilisons

Nous utilisons des cookies sur notre site web. Il s’agit d’un petit fichier texte qui est stocké dans le navigateur de votre ordinateur, tablette ou smartphone lors de votre première visite sur ce site web. Nous utilisons les cookies suivants : 
a. des cookies avec une fonctionnalité purement technique. Ils garantissent que le site web fonctionne correctement et que, par exemple, vos préférences sont mémorisées. Ces cookies sont également utilisés pour optimiser le site web.

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10. Vos droits (accès, modification, suppression, etc.)

Dans cette section, nous expliquons quels sont vos droits en ce qui concerne le traitement de vos données.

• Droit d’accès: Vous avez le droit d’accéder à vos propres données. Cela comprend les finalités du traitement, les parties auxquelles les données sont transmises et les délais de conservation.
• Droit d’accès: Vous pouvez nous demander de rectifier immédiatement vos données. Vous avez également le droit de compléter des données incomplètes, par exemple, en nous envoyant un e-mail.
• « Droit à l’oubli »: Vous avez le « droit à l’oubli ». Sur demande, nous supprimerons vos données dans un délai raisonnable. Toutefois, nous ne sommes pas toujours autorisés à supprimer toutes vos données. Parfois, le traitement est encore nécessaire, par exemple, pour se conformer à des obligations légales ou pour établir, exercer ou défendre des réclamations légales.
• Droit à la limitation du traitement: En principe, vous avez le droit de faire limiter le traitement de vos droits, par exemple, si vous estimez que vos données sont inexactes ou inutiles.
• Notification de la rectification, de la suppression ou de la limitation: À moins que cela ne soit impossible ou ne nécessite des efforts disproportionnés, nous notifierons aux destinataires de vos données toute rectification, toute suppression ou toute limitation du traitement.
• Droit à la portabilité de vos données: Vous avez le droit à la portabilité des données. Cela signifie que vous pouvez faire une demande pour recevoir vos données. Vous pouvez ensuite enregistrer ces données pour les réutiliser à des fins personnelles. Vous ne disposez de ce droit que pour les données que vous nous avez vous-même fournies et si le traitement est fondé sur un consentement ou un accord auquel vous êtes partie.
• Retrait du consentement: Si le traitement des données est fondé sur le consentement, vous avez le droit de retirer ce consentement à tout moment. Toutefois, le traitement de vos données à partir de la période précédant le retrait reste licite.
• Droit d’opposition: En principe, vous avez le droit de vous opposer au traitement de vos données. Après votre opposition, nous cesserons, en principe, de traiter vos données.
• Plainte auprès de l’Autoriteit Persoonsgegevens (Autorité de protection des données personnelles) ou d’un tribunal: Si vous estimez que le traitement de vos données est contraire à la loi, vous pouvez contacter notre Gestionnaire de confidentialité, mais vous avez également le droit de déposer une plainte auprès de l’Autoriteit Persoonsgegevens (AP) ou de saisir un tribunal.
• Restrictions de vos droits: Nous pouvons parfois restreindre vos droits, par exemple, dans le cadre de la prévention, de l’investigation, de la détection et de la poursuite d’infractions pénales, telles que la fraude. Vous pouvez adresser toute demande à notre Gestionnaire de confidentialité. Pour nous assurer que la demande émane bien de vous, nous vous demandons d’y joindre une copie de votre pièce d’identité. Sur cette copie, vous devez noircir votre photo d’identité, la MRZ (« machine-readable zone », la bande de chiffres au bas du passeport), le numéro de votre passeport et votre numéro de sécurité sociale. Ceci afin de protéger votre vie privée.

11. Comment nous sécurisons les données personnelles

Nous prenons au sérieux la protection de vos données et prenons des mesures appropriées pour empêcher toute utilisation abusive, perte, accès non autorisé, divulgation non désirée et modification non autorisée. Si vous avez l’impression que vos données ne sont pas correctement sécurisées ou qu’il existe des indices d’utilisation abusive, veuillez contacter notre Gestionnaire de confidentialité.

12. Modifications

Nous pouvons modifier la présente déclaration si des développements le justifient, par exemple, en cas de nouvelles formes de traitement. Vous trouverez la déclaration de confidentialité la plus récente sur notre site web. Nous vous recommandons de consulter régulièrement cette déclaration de confidentialité et relative aux cookies afin de vous tenir informé de toute modification.